5e symposium – 2006

Les archives : ressources stratégiques

Centre d’archives de Montréal de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)

535, avenue Viger Est (métro Champ-de-Mars)

Vendredi 24 mars 2006

Dans le cadre de la tenue de son 5e symposium, le Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA) a organisé un échange de points de vue sur le thème « Les archives : ressources stratégiques », une dimension de l’archivistique au coeur des préoccupations de la discipline et de la profession.

Mise en contexte

Les organismes publics et les entreprises privées investissent des ressources humaines, matérielles et financières de plus en plus importantes pour à la fois produire et obtenir l’information sous forme documentaire. Mais, s’il faut croire certains propos, les avantages jusqu’à maintenant tirés de la gestion et surtout de l’exploitation de l’information sont en deçà des besoins et des attentes.

Or, pour assurer aux organisations une gestion de leur information, y compris de leurs archives, et de leur capital de connaissance qui satisfassent aux attentes, il faut des personnes qui connaissent la valeur des documents et qui sachent en apprécier les fonctions et les rôles.

Que peuvent donc apporter ces professionnels, principalement des diplômés en sciences de l’information notamment en archivistique et en gestion stratégique de l’information, aux organisations publiques ou privées qui ne se définissent et n’entrevoient leur développement que par leur capacité «stratégique»? Qu’en est-il des archives dans ce contexte? Sont-elles en mesure de contribuer à cette «capacité stratégique» des organisations? Comptent-elles au nombre des ressources organisationnelles que la littérature aussi bien que le langage courant des administrateurs n’hésitent pas à qualifier de «stratégiques»? En admettant que ce soit le cas et en sachant qu’elles sont d’abord et avant tout des ressources informationnelles utilisées, avec d’autres, à la construction des savoirs nécessaires au fonctionnement et au développement des organisations, ces archives comportent-elles des caractéristiques qui en font des « ressources stratégiques » particulières ?

Ce 5e symposium du GIRA se voulait un forum de discussion sur des sujets susceptibles d’apporter un éclairage nouveau à ces questions qui nous semblent pouvoir être regroupées, à titre indicatif, sous quatre grandes rubriques :

  • Les archives… « ressources stratégiques »: « quoi ? ». Que sont devenues les archives pour qu’on en parle maintenant comme des « ressources stratégiques »?
  • Les archives… « ressources stratégiques »: « pour qui ? ». À qui ces ressources documentaires dites « stratégiques » servent-elles et à quelles fins ?
  • Les archives… « ressources stratégiques »: « comment ? ». Quelles méthodes doit-on mettre en oeuvre pour permettre une exploitation intelligente et « stratégique » des archives ?
  • Les archives… « ressources stratégiques »: « par qui ? ». Quelles connaissances, quelles compétences sont nécessaires chez les professionnels de la gestion de l’information chargés d’actualiser au maximum le caractère « stratégique » des archives ?

Programme

8h – 8h30. Accueil et inscriptions

8h30 – 8h45. Mot de bienvenue : Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Présidente de séance : Louise Gagnon-Arguin, professeure associée, École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI), Université de Montréal

8h45 – 9h15. Conférence d’ouverture : Les archives: ressources informationnelles « stratégiques »… de quoi s’agit-il ?

Alors que le terme «stratégique» émaille les conversations et les textes, qu’il s’applique à tout ce qui bouge en administration et en gestion des organisations, qu’en est-il des archives qui comptent au nombre des ressources informationnelles générées, traitées et utilisées par ces mêmes organisations ? Les archives ont-elles un rôle «stratégique» à jouer dans le développement et dans le fonctionnement des organisations ? Quel est le rapport des archives au «stratégique» ?

Conférencier :

Christoph Graf, Professeur honoraire, Université de Berne et directeur des Archives Fédérales Suisses de 1991 à 2004. Texte intégral Format PDF

Président de séance : Marcel Lajeunesse, professeur titulaire, EBSI, Université de Montréal

9h15– 10h15. Séance 1: Les archives: ressources informationnelles « stratégiques »… pour qui ? Le point de vue des dirigeants, des producteurs et des utilisateurs.

On connaît la notion d’archives « essentielles », d’archives « fondamentales » ou celle de «Vital Records». Que savons-nous des archives dites « stratégiques » ? En quoi les archives ont-elles un potentiel «stratégique» ? Quelle est l’importance primordiale et reconnue attachée à ces archives ? Quelles sont les perceptions des utilisateurs ? Quelles sont leurs perspectives d’utilisation ?

Conférenciers :

Président de séance : Michel Lespérance, secrétaire général de l’Université de Montréal de 1983 à 2005

10h15 – 10h45. PAUSE

10h45 – 12h15. Séance 2: Les archives: ressources informationnelles « stratégiques »… pour qui ? Le point de vue des chercheurs.

Les avantages jusqu’à maintenant tirés de la gestion et surtout de l’utilisation de l’information tombent en deçà des besoins et des attentes des dirigeants. Qui sont ceux et celles que servent les archivistes ? Quels sont leurs besoins ? Quelles sont leurs attentes ?

Conférencières :

Président de séance : Daniel Ducharme, archiviste régional à la direction du Conseil et de l’action régionale, Bibliothèque et Archives nationales du Québec

12h15 – 13h15. DÉJEUNER

13h15 – 14h45. Séance 3: Comment gérer les archives pour en faire des ressources informationnelles « stratégiques »?

On dit que les archives ne sont pas gérées ni exploitées de façon optimale. Quelles mesures doit-on prendre afin de garantir une utilisation efficace des archives dans les organismes ? Comment gérer adéquatement l’ensemble des archives pour répondre à la fois aux exigences archivistiques et aux attentes des utilisateurs ? Quels sont les normes, politiques et outils nécessaires à la gestion de l’information archivistique au 3ème millénaire ?

Conférenciers :

Présidente de séance : Sabine Mas, doctorante, EBSI, Université de Montréal

14h45 – 15h15. PAUSE

15h15 – 16h45. Séance 4: Les archives: ressources informationnelles « stratégiques »… gérées par qui ?

À qui revient cette responsabilité de créer, d’organiser ou de traiter intellectuellement et matériellement les archives de manière à ce qu’elles contribuent au développement de l’organisation ? Sur quels types de professionnels les organisations s’appuient-elles ? De quelles connaissances ces professionnels doivent-ils disposer ? Quel profil de compétences doivent-ils afficher ?

Conférenciers :

Président de séance : Carol Couture, conservateur et directeur général des archives, Bibliothèque et Archives nationales du Québec

16h45 – 17h15. Conclusion du symposium: Retour sur le « quoi »

Réflexions sur la nature des archives comme ressources informationnelles d’intérêt «stratégique» … en écho aux propos tenus au cours du colloque

  • Claude Minotto, directeur, Division des Archives, Université de Montréal
  • Jacques Grimard, professeur agrégé, EBSI, Université de Montréal

17h15 – 17h30. Clôture du colloque

  • Jean-Michel Salaün, directeur, EBSI, Université de Montréal

Le symposium a bénéficié d’une aide généreuse de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, de Bibliothèque et Archives Canada, de la Faculté des arts et sciences de l’Université de Montréal et de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal.